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Betriebliche Funktionen & Ihre Aufbauorganisatorische Gestaltung

Einfluss der Aufbauorganisation auf das Unternehmen & dessen Entwicklung.

Aufbauorganisation – eine Einführung

Die Aufbauorganisation ist ein Instrument, welches das Erreichen der Unternehmensziele erleichtern und beschleunigen soll. Die Aufgaben und Ziele des Betriebes müssen zunächst zusammengefasst und dann im Zuge der Aufgabensynthese logisch und sachlich aufgeteilt werden um sie danach wieder in Form von Organisationseinheiten und Aufgabenkomplexen zusammenzuführen. Um Aufgaben verteilen zu können, müssen zunächst Stellen gebildet werden, welche nach sachlichen und logischen Aspekten unterteilt werden. Eine Stelle ist die kleinste selbstständig handelnde organisatorische Einheit in einem Unternehmen. Stellen müssen die Aspekte der Kompetenz, Verantwortungsübernahme und Aufgabenspezialisierung erfüllen und diese müssen sinnvoll zusammengesetzt sein, nach dem Kongruenzprinzip. Dies ist zwingend notwendig, um Aufgaben sinnvoll und effizient verteilen zu können und auch, um mögliche Missverständnisse und innerbetriebliche Spannungen zu vermeiden. Außerdem hilft die Wahl der richtigen Organisationsstruktur dabei, zum Beispiel hohe interne Transaktionskosten zwischen den Stellen oder auch Anreiz- und Informationsprobleme zu vermeiden. All diese „Organisationsprobleme“ werden also durch eine passende Organisationsstruktur unterbunden. Stellen mit einer Weisungsbefugnis werden als Instanz bezeichnet, welche Stellen übergeordnet sind. Organigramme sind ein Instrument zur Visualisierung der Beziehungen zwischen den einzelnen Stellen und Instanzen. Die Leitungs- und Liniensysteme liegen je nach Zusammenhangsstruktur in unterschiedlichen Formen vor und sind ein Wegweiser für die Gestaltung der Kommunikations- und Weisungsbeziehungen. Drei Strukturtypen werden besonders behandelt, wenn es um die Organisation von Entscheidungsbefugnis und Instanzenanordnung geht, die Einlinienorganisation, Mehrlinienorganisation und Stablinienorganisation.

Visualisierung ist außerdem ein gutes Mittel um Probleme oder Umstände besser zu verstehen. Unser natürliches räumliches Denken über Beziehungen spielt hier eine große Rolle, denn somit können eventuelle Distanzen zwischen Stellen besser eingeschätzt werden. Durch ein vorliegendes Organisationssystem wird somit schneller verstanden, ob jemand in seiner betriebliche Position „fern“ oder „nahe“ liegt und wo die eigene Position in diesem Konzept ist.

Einliniensystem

Das Einliniensystem ist von Henry Fayol entwickelt worden. Das Einliniensystem beruht auf dem Prinzip, dass nur der direkt Vorgesetzte Weisungen zu der darunter liegenden Stelle geben kann. Somit sind Weisungs- und Kommunikationsbeziehungen nur zwischen zwei direkt aufeinander folgenden Stellen möglich. Wenn Weisungen oder Meldungen von einer unteren zu einer oberen Stelle über mehrere Zwischenstufen geleitet werden müssen, so ist nur das Weiterreichen durch jede Abteilung und Ebene ein Weg. Der Meldeweg muss immer sowohl nach oben als auch nach unten in der Hierarchie beachtet werden und es darf niemand übersprungen werden. Durch das Erkennen dieser Schwierigkeit wurde die „Fayolsche Brücke“ entwickelt. Durch diese Brücken ist es möglich über Abteilungen hinweg direkt mit übergeordneten Stellen zu kommunizieren. Jedoch muss beachtet werden, dass nur Stellen auf derselben Hierarchieebene über Fayolsche Brücken kommunizieren dürfen und dass der direkte Vorgesetzte der Kommunikation erst zustimmen und über das Ergebnis informiert werden muss. Es gibt also eine klare Zuordnung der Mitarbeiter und auch der Fachverantwortung und Weisungsbefugnis der einzelnen Stellen. Wie in Abbildung 1 zu sehen ist, werden die Stellen in direkter Verbindung mit durchgezogenen Linien dargestellt und die Fayolschen Brücken als gestrichelte Linie.

 Abbildung 1 – Einliniensystem

Mehrliniensystem

Das strikte Einliniensystem wird hier ergänzt durch das Aufheben von strikten Kommunikationswegen um somit eine Stelle mit mindestens zwei über- bzw. untergeordneten zu verbinden. Das Mehrliniensystem wird gerne auch als „Funktionsmeistersystem“ bezeichnet und ist die klassische Variante. Eine Besonderheit bei diesem System ist, dass Mitarbeiter immer gleichzeitig mehreren Instanzen unterstellt oder übergeordnet sind, welche weisungsbefugt sind. Dieses System wurde oft in Fertigungsbereichen angewendet. Die Mehrfachunterstellung wird, wie in Abb. 2 zu sehen ist, nicht auf alle Hierarchieebenen angewandt, sondern meist nur zwischen den Ausführungsstellen und darüber angeordneten Instanzen. Die oberen Abteilungen sind weiterhin im Einliniensystem organisiert. Klarer Nachteil dieses Systems ist, wie auch bei dem Einliniensystem, dass die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Abteilungen, welche jeweils verschiedene Prozesse und Funktionen des Betriebes übernehmen, weiterhin durch die Linienstruktur erschwert ist, was zu Verzögerungen im Produktionsprozess führen kann.

Abbildung 2 – Mehrliniensystem

Stabliniensystem

Bei dem Stabliniensystem werden die einzelnen Stellen der Linie so genannte Stabstellen (Stäben) zugeordnet. Stabstellen haben jedoch keine große Entscheidungs- und Weisungsbefugnis. Eine Einrichtung solch einer Stabstelle wird häufig dann eingeleitet, wenn eine Instanz überlastet ist. Diese soll dann durch Spezialisteneinsatz in der Stabstelle entlastet werden. Spezialisten in einer Stabstelle können jedoch auch Aufgaben des Unternehmens zeitweise übernehmen oder eingerichtet werden, um eine dauerhafte Dienstleistung zu erbringen, die auf andere Instanzen Einfluss hat. Die Stablinienorganisation ergänzt das Einliniensystem um die bereits genannten Stabstellen.

Abbildung 3 – Stabliniensystem

Betriebliche Funktionen

Betriebliche Funktionen umfassen alle Aufgaben, die zur Wertschöpfung und dem allgemeinen Ziel, der Gewinnmaximierung, beitragen und diese Ziele realisieren. Die Hauptfunktion ist das Her- und Bereitstellen der Güter bzw. Dienstleistungen auf dem Markt. Die Problematik liegt in dem Transformationsprozess. In diesem werden Inputgüter beschafft, um diese dann in Outputgüter umzuwandeln und diese fertigen Outputgüter dann auf dem Absatzmarkt anzubieten. Zusammengefasst kann das Unternehmen in zwei Aktivitätsbereiche eingeteilt werden. Der primäre Bereich befasst sich mit der Produktion und dem Absatz, während Leitung und Verwaltung als unterstützende Aktivität ergänzend wirken.                               

Grundlage für eine ökonomische Aktivität ist immer der Mehrwert, den der Aufwand oder auch die Anschaffung verspricht. Um dies zu erreichen eignet sich besonders die Veranschaulichung des eigenen Betriebsmodells und dessen Wirtschaftlichkeit bzw. der Wertschöpfung mit Hilfe der Wertekette von Michael E. Porter. Die Wertekette beruht auf den Werteaktivitäten, welche die Aktivitäten in Bezug auf Technologie und Material verknüpft und der Gewinnspanne, welche den Gesamtwert des fertigen Produktes den Kosten gegenüberstellt 

Abbildung 4 – Wertekette nach Porter

Besonders gut kann die Wertekette in Bezug auf Prüfung der Wirtschaftlichkeit genutzt werden, indem eine Kostenanalyse zu jedem der in Abb. 3 aufgeführten Bereiche aufgestellt wird. Am Ende soll eine Strategie zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und dessen Umsetzung stehen, sodass Kosten gesenkt werden und der Nutzen erhöht wird.

Unterstützende Aktivität Digitalisierung

Innerhalb der Wertekette Porters ist die Technologieentwicklung ein unterstützender Baustein, auch wenn dieses System bereits einige Jahre auf dem Buckel hat. Nach heutiger Ausrichtung ist dieser Baustein zu einem wesentlichen herangewachsen. Die Kommunikation innerhalb der Organisation ist essenziell für einen langfristigen unternehmerischen Erfolg, sodass eine effizientere Prozessgestaltung innerhalb des Unternehmens ermöglicht wird. Diese Wertschöpfungskette kann auch bis zum Kunden gehen, beispielsweise im Rahmen von Ticketsystemen für den Kundensupport oder online Vertriebskanäle, sodass primäre Aktivitäten unterstützt werden.

Wir freuen uns darauf, Sie persönlich & individuell zu beraten!

Von Jan Droste

Jan Droste ist ein aus Geesthacht stammender Betriebswirt (B.A.), der sich mit allen Themen rund um den Vertrieb und Verkauf beschäftig – Euer erster Ansprechpartner! Durch diverse vergangene Projekte in Zusammenarbeit mit Jonas Kwiedor kennt er sich auf dem Gebiet des Webdevelopment bereits bestens aus. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihnen die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Microservice, Applikation oder Schnittstelle zu vermitteln um Ihre Firma oder Unternehmung aussagekräftig und hochwertig online zu repräsentieren.