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Prozessoptimierung – ganz oder garnicht!

Einmal Prozessoptimierung immer Prozessoptimierung, doch wie soll man dieses nach einem vorgegebenen Schemata umsetzen? Ein Vorschlag zur ständigen Prozessoptimierung für nachhaltige Erfolge.

Kontinuierliches Prozessmanagement

Ist im Rahmen des Prozessmanagement ein neuer Prozess in ein Unternehmen integriert, so gilt es diesen kontinuierlich an die sich ständig verändernden Umwelteinflüsse und die unternehmerische Zielsetzung anzupassen um somit die Ablauforganisation ständig zu verbessern.[1] Dieser Verbesserungsprozess ergibt sich ebenfalls aus der engeren Verzahnung der Wertschöpfungskette, sodass Ansätze, Methoden und Techniken sich innerhalb des Unternehmens verbreiten und die Qualität und die Effizienz des Prozesses weiter steigern.[2] Ist der Prozess bereits etabliert, so ist die Entwicklung des Reorganisationsprojektes hin zu einem kontinuierlichen Prozessmanagement durchzuführen. Elemente wie Prozesscontrolling sind einzuführen und die Organisationsstruktur des Unternehmens ist nicht umzustrukturieren. An der bestehenden Hierarchie orientiert ist eine Rollenverteilung für den Prozess vorgesehen.[3] Rollenbeschreibungen gehen auf die Befugnisse, Aufgaben und Verantwortungen ein. Die drei wichtigsten Rollen sind der Prozessmanager, welcher die Leitung innerhalb des Prozesses übernimmt, der Prozessmitarbeiter, der die operativen Tätigkeiten durchführt und der Prozesseigentümer. Der Eigentümer legt die soeben genannte Zielsetzung des Unternehmens fest und gleicht den Prozess diesen Zielen an und steht über dem Prozessmanager.[4] Aufgabe des Prozessteams ist es, die Prozesse zu beobachten und darüber hinaus Kennzahlen festzulegen, die bei Abweichungen und Problemen aussagekräftig sind und zur Handlung auffordern.[5] 

Kennzahlen und ihre Wertung:

Die Kennzahlen sind je nach Unternehmen festzulegen und höchst individuell, allerdings sollte man sich generell folgende Kernfragen bei der Prozessoptimierung stellen:

  • Wie haben sich einzelne optimierte Faktoren im Betrieb verändert?
  • Waren Maßnahmen erfolgreich, wenn ja – welche?
  • Warum waren Maßnahmen nicht erfolgreich, wo liegen die Probleme?
  • Wo ist Ihr Betrieb besser als andere Unternehmen?
  • Wo besteht das größte Verbesserungspotenzial?

Zur kontinuierlichen Verbesserung ist der Soll-Ist Vergleich zu Rate zu ziehen, dieser ist besonders bei der Umsetzung von Maßnahmen als wesentlicher Maßstab der Veränderung heranzuziehen.

Zyklus der ständigen Verbesserung (Plan-Do-Check-Act):

Als Zyklus der ständigen Veränderung will ich kurz den Plan-Do-Check-Act Zyklus vorstellen, dieser definiert ganz klar Maßnahmen in bestimmten Stadien der Prozessoptimierung. Der angesprochene Soll-Ist Vergleich ist hierbei der Grundbaustein:

Plan-Do-Check-Act-Zyklus in eigener Darstellung.[6]

Die Wirkungsweise des in der Abbildung dargestellten Zyklus ist durch die vorgenommenen Veränderungen in den sich im Laufe der Zeit verändernden Kennzahlen, die über einen längeren Zeitraum kontinuierlich zu messen sind, wiederzufinden und macht die Veränderungen am Prozess sichtbar. Der Plan-Do-Check-Act Zyklus dient hier als Tool, um zunächst die festgestellten Veränderungen und Probleme kritisch zu betrachten und mögliche Maßnahmen zur Wertschöpfungssteigerung zu erwägen und einen geeigneten Aktionsplan zu erstellen. Der festgelegte Plan ist auszuführen um anschließend die Maßnahmen mit den kontinuierlich festgestellten Kennzahlen zu überprüfen. In der Act Phase sind die Kennzahlen vor der Anpassung durch den soeben beschriebenen Zyklus mit den Kennzahlen nach der Durchführung zu vergleichen, um den Effekt zu bewerten und aus der Maßnahme mit dessen Wirkungsweise zu lernen und den Prozess langfristig und kontinuierlich zu verbessern.[7] Die revolutionäre und evolutionäre Balance stellt das kontinuierliche Prozessmanagement her. Dies ist durch die Verknüpfung von Erfahrungen aus der Vergangenheit von Prozessveränderungen mit den aktuell stattfindenden Prozessveränderungen möglich.[8]

Somit ist die ständige Prozessoptimierung nach dem Zyklus ständig durchzuführen. Hierbei gibt es kein „Jein“ oder „Mache ich bald mal wieder“, denn nur bei ständiger Analyse und Optimierung ist die Kontrolle über die eigenen Optimierungen möglich. Optimierungen sind in der Regel, vor allem bei digitalen Maßnahmen, mit Kosten verbunden und sollten deshalb genauestens überprüft werden.

Wir als Agentur unterstützen Sie bereits vor der Analyse bei der Maßnahmenfindung, damit der Soll-Ist Vergleich Ihnen spaß macht und Sie bei regelmäßigen Kontrollen messbare Erfolge erzielen können – lassen Sie sich überzeugen!


Quellenverzeichnis:

[1] vgl. Becker, Kugeler & Rosemann, 2002, S. 310 f.

[2] vgl. Haasper & Fabig, 2011, S. 33.

[3] vgl. Becker, Kugeler & Rosemann, 2002, S. 312.

[4] vgl. Opitz, 2009, S. 150.

[5] vgl. Füermann & Dammasch, 2008, S. 63 f.

[6] vgl. Füermann & Dammasch, 2008, S. 63

[7] Füermann & Dammasch, 2008, S. 63. ff.

[8] vgl. Kramp, 2011, S. 58.

Von Jan Droste

Jan Droste ist ein aus Geesthacht stammender Betriebswirt (B.A.), der sich mit allen Themen rund um den Vertrieb und Verkauf beschäftig – Euer erster Ansprechpartner! Durch diverse vergangene Projekte in Zusammenarbeit mit Jonas Kwiedor kennt er sich auf dem Gebiet des Webdevelopment bereits bestens aus. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihnen die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Microservice, Applikation oder Schnittstelle zu vermitteln um Ihre Firma oder Unternehmung aussagekräftig und hochwertig online zu repräsentieren.