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Warum überhaupt Optimieren?

Eine Kurze Analyse der wichtigsten Mehrwerte im Rahmen des Prozessmanagement

Definition von Prozessoptimierung

Prozessoptimierung als Oberbegriff beschreibt die Aufgabe, Arbeitsabläufe zu analysieren, Schwachstellen aufzudecken und anschließend den Workflow zu optimieren. Prozessoptimierung ist hierbei als wesentlicher Bestandteil der Tätigkeiten eines Unternehmens. Prozessoptimierung selbst war lange Zeit dem Qualitätsmanagement zugeordnet und tangierte somit nur peripher die strategischen Entscheidungen. Die Potenziale sind deutlich weitreichender als zur Kontrolle der Qualität, sodass Schwachstellen aufgedeckt, ein Überblick der Potenziale zur Verbesserung sowie eine Idee zur Weiterentwicklung des Unternehmens als großes ganzes eruiert werden kann.

Der Prozess selbst wird wie folgt definiert:

Ein Prozess ist eine Abfolge von geordneten Aktivitäten, welche durch eine oder mehrere Ereignisse ausgelöst werden und zu einem Ergebnis führen. Dabei ist zu beachten, dass dieser auch abteilungsübergreifend stattfindet, wodurch Schnittstellen zwischen einzelnen Prozessschritten entstehen. Ein Prozess kann in mehrere Teilprozesse untergliedert werden.“

Es handelt sich somit um die Optimierung bereits bestehender Prozesse innerhalb des eigenen WorkFlows im Unternehmen.

Somit ist ein bereichsübergreifendes Prozessdenken weg von hierarchischem Strukturdenken Grundlage, um Prozesse überhaupt entstehen zu lassen, die dann optimiert werden können. Auf diese Thematik wird in diesem Beitrag nicht näher eingegangen, da dies den Umfang sprengen werden.

Nun aber zum Kern der Thematik!

Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung

Wesentliche Phasen der Prozessoptimierung:

  • Vorbereitung
  • Potenzialanalyse
  • Redesign
  • Umsetzung
  • Nachbereitung

Phase 1 – Vorbereitung

In dieser Phase muss das Projekt zunächst strukturiert & organisiert werden. Folgende Fragen sind zu beantworten:

  • Wer ist beteiligt?
  • Wer ist federführend?
  • Welcher Unternehmensbereich wird betrachtet?
  • Welche Kommunikationsstrategie wird verfolgt, um Informationen an Mitarbeiter und betroffene zu tragen?
  • Was für Thematiken sind als No-Go’s der Mitarbeiter zu sehen und müssen behutsam angegangen werden? (z.B. Stellenabbau)

Phase 2 – Die Potenzialanalyse

Hier gilt es herauszustellen, welche Prozesse optimiert werden können und überhaupt Potenzial zur Verbesserung haben. Hier können Sie sich an der allgemein bekannten SWOT Analyse orientiere. Eine grafische Darstellung der Prozessstrukturen kann ergänzend bei der Entscheidungsfindung helfen. Am Ende sollte eine Zielformulierung entstehen, die Idealerweise SMART (spezifisch, messbar, aktivierend, realistisch, terminiert) formuliert ist.

Phase 3 – ReDesign

Innerhalb des Redesigns ist der Prozess anhand der Zielformulierung umzugestalten und neu zu strukturieren. Hier kommen verschiedene Hebel ins Spiel:

  • Führungssystem (Organisation oder Management ändern)
  • Prozesskette (Abfolge der Prozessschritte anpassen)
  • Ressourcen zur Durchführung des Prozesses
  • —> hier kommen wir als Agentur ins Spiel, um Sie bei der Umsetzung durch die Auswahl geeigneter Systeme zu unterstützen. Der Individualisierung sind hier keine Grenzen Gesetzt, um nicht nur wertvolle Arbeitszeit zu sparen sondern auch Fehler dank Automatisierungen auszumerzen.

Phase 4 – Umsetzung

In dieser Phase sind die Neuerungen in den Geschäftsprozessen zu verankern. In diesem Schritt werden die betroffenen Mitarbeiter oder gar das ganze Unternehmen ins Boot geholt, um die beschlossenen Änderungen ganzheitlich umzusetzen. Das Change Management mit seinen wesentlichen Phasen ist einzubeziehen, auf diese Thematik wird in einem anderen Blog Beitrag eingegangen. Die Prozesse müssen nachhaltig verändert und den bestehenden in der Redesign Phase den nicht direkt ersichtlichen Umweltfaktoren angepasst werden.

Phase 5 – Nachbereitung

Die verbesserten Prozesse sind langfristig zu überwachen und eine Leistungsmessung sollte zu Rate gezogen werden. Somit können die Änderungen im Qualitätsmanagement auf den gewünschten Erfolg überprüft werden. Eine Dokumentation in allen Phasen sollte akribisch durchgeführt werden, um die Phasen festzuhalten und Stellschrauben schneller zu finden, die den gewünschten Erfolg beeinflussen. Außerdem kann mit dem Wissensmanagement der Informationsfluss erfolgen und dem Unternehmen zugänglich gemacht werden, auch um Know-How Verluste zu verhindern.

Von Jan Droste

Jan Droste ist ein aus Geesthacht stammender Betriebswirt (B.A.), der sich mit allen Themen rund um den Vertrieb und Verkauf beschäftig – Euer erster Ansprechpartner! Durch diverse vergangene Projekte in Zusammenarbeit mit Jonas Kwiedor kennt er sich auf dem Gebiet des Webdevelopment bereits bestens aus. Er hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihnen die perfekt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Microservice, Applikation oder Schnittstelle zu vermitteln um Ihre Firma oder Unternehmung aussagekräftig und hochwertig online zu repräsentieren.